Jadikan Suasana Pertemuan ‘RAPAT’ Berkualitas

“Pengambilan Keputusan Yang Hebat Didasari Oleh Mempercayai Dan Mengikuti Intuisi Serta Insting Anda.” – Ruben Gonzalez

Tanpa sadar sering sekali para pimpinan masuk dalam perangkap rapat, di mana terus-menerus berdebat sambil mempertahankan ide. Biasanya akan berlangsung berlarut-larut tanpa ada yang dapat menghentikannya, serta sangat melelahkan dan membosankan semua pihak.

Sebuah perilaku rapat adalah gambaran utuh tentang organisasi, kepemimpinan, keterampilan manajemen, kompetensi, dan budaya kerja.

Saat para pimpinan sibuk berdebat tanpa solusi, maka organisasi tersebut menggambarkan cara kerja yang tidak efektif dan tidak efisien. Oleh karena itu, rapat atau pertemuan harus dikelola dengan komitmen yang jelas untuk menghasilkan solusi-solusi yang andal, tanpa memikirkan ego dan kepentingan pribadi.

Para eksekutif dan pimpinan wajib menjadikan  rapat sebagai ajang mencari solusi, sambil menyediakan pokok-pokok pikiran dan pokok-pokok masalah yang sesuai dengan tema pertemuan tersebut. Dan, setiap pihak wajib menjaga etika dan sopan santun untuk tidak mencederai semangat pertemuan.

Rapat harus mampu menghapus kekecewaan yang ada, harus mampu menciptakan kepuasan buat setiap pihak, harus mampu membangkitkan semangat, gairah, kreativitas, dan semua potensi unggul yang lain.

Para pimpinan wajib menghindari setiap potensi konflik dengan mengajak setiap pihak untuk berpikir positif, agar mampu meningkatkan kualitas meeting melalui partisipasi, interaksi, produktivitas dan output. Dengan hasil akhir merangkul semua kekuatan organisasi dan Mengarahkannya pada kinerja bisnis yang hebat.

Berikut tips untuk membuat pertemuan, meeting, atau rapat menjadi berkualitas tinggi:

1. Jangan pernah membahas tentang urusan pribadi di ruang pertemuan.

2. Hindari kata-kata negatif dalam percakapan yang dapat merusak moods orang lain.

3. Fokus dan perhatikan setiap orang dengan penuh perhatian dan kepedulian.

4. Jangan memulai rapat dalam bahasa yang bertele-tele. Gunakan kata-kata yang dramatis, pernyataan yang relevan dengan tema pertemuan, dan ajak setiap orang untuk proaktif berdiskusi secara cerdas dan profesional.

5. Tuntaskan semua materi rapat di ruang rapat, dan jangan biarkan perbedaan pendapat keluar dari ruang rapat.

6. Jangan ada yang secara sepihak mempengaruhi hasil rapat. Pastikan hasil rapat melalui diskusi dan brainstorming, yang  merangkul setiap ide secara efektif sebelum proses pengambilan keputusan dan resolusi.

7. Pastikan setiap pemimpin memiliki kearifan kolektif, untuk menggunakan forum rapat sebagai forum diskusi yang sehat, dalam upaya membangun kualitas unit kerja yang diwakili menjadi lebih unggul.

8. Pastikan semua pihak memiliki mental, sikap dan karakter  untuk mendukung keputusan akhir rapat dengan sepenuh hati.

Author: DJAJENDRA

Djajendra is corporate motivator. The best corporate motivator in Jakarta, Indonesia. web site: http://www.djajendra-motivator.com E-mail: training@djajendra-motivator.com E-mail: konsultasi@djajendra-motivator.com